Tips & Tricks til PowerPlan
Her har vi samlet en række smarte tips og tricks, der kan gøre din hverdag med PowerPlan endnu lettere og mere effektiv. Lær, hvordan du udnytter platformens fulde potentiale og sparer endnu mere tid.
Vagtplanlægning
1. Brug Skabeloner til Hurtig Planlægning
Hvis din virksomhed har faste vagtstrukturer, der gentages uge efter uge, kan du spare timevis ved at oprette skabeloner. En skabelon gemmer dine tomme vagter, så du med et enkelt klik kan rulle en hel uges vagtplan ud og derefter blot trykke "Fyld" for at lade PowerPlan tildele medarbejdere.
Opret skabeloner til forskellige sæsoner eller travlhedsgrader. Så h ar du altid en klar plan, uanset om det er højsæson eller en stille periode.
2. Optimer Automatisk Vagtplanlægning
For at få det bedste resultat fra PowerPlans automatiske vagtplanlægger, er det vigtigt, at dine grunddata er korrekte:
- Maks- og Minimumstimer: Sørg for, at alle medarbejdere har præcise timebegrænsninger i deres profiler. Dette sikrer en fair fordeling af vagter og overholdelse af kontrakter.
- Stillinger: Ved at tildele de rette stillinger til medarbejderne sikrer du, at kun kvalificerede personer bliver tildelt specifikke vagter.
- Blokke: Opfordr dine medarbejdere til aktivt at bruge blokke til at markere faste tidspunkter, hvor de er utilgængelige (f.eks. på grund af studie eller faste fritidsaktiviteter). Dette gør planlægningen langt mere præcis og reducerer behovet for vagtbytter.
3. Manuel Tildeling med Intelligent Hjælp
Selvom automatisk planlægning er hurtigt, kan du også tildele vagter manuelt. Når du gør det, giver PowerPlan dig et intelligent overblik. Under "Tilgængelige medarbejdere" kan du se, hvem der er den bedste kandidat baseret på timeantal og allerede planlagte vagter. Du får også en advarsel, hvis du forsøger at tildele en vagt, der skaber en konflikt.
Medarbejderhåndtering
4. Giv Medarbejdere Ansvar med Blokke
Giv dine medarbejdere ejerskab over deres egen arbejdsplan ved at lære dem at bruge blokke. Når en medarbejder selv indtaster faste forpligtelser, undgår du at skulle huske på individuelle aftaler. Systemet tager automatisk højde for blokkene, hvilket minimerer planlægningsfejl.
En administrator kan ikke oprette eller fjerne en blok for en medarbejder – det er medarbejderens eget værktøj til at kommunikere deres tilgængelighed.
5. Effektiv Kommunikation via Platformen
Centralisér al arbejdsrelateret kommunikation i PowerPlan for at undgå misforståelser på tværs af platforme som Messenger eller SMS.
- Direkte Beskeder: Brug chat-funktionen til hurtige beskeder til en enkelt kollega eller en leder.
- Opslagstavlen: Del vigtige informationer, nyheder eller sociale arrangementer med hele virksomheden via opslagstavlen. Du kan endda indsætte billeder og bruge tags til at kategorisere opslagene.
6. Gør Vagtbytte Let og Overskueligt
Med funktionen ledige vagter kan medarbejdere selv frigive vagter, de ikke kan tage. Som administrator kan du vælge, om vagtbytte skal kræve din godkendelse, eller om det skal ske automatisk, så snart en anden medarbejder tager vagten. Dette giver fleksibilitet og sparer dig tid.
Generelle Tips
7. Udnyt Stempelurets Offline-Funktion
PowerPlans stempelur fungerer selv uden en internetforbindelse. Alle handlinger (ind- og udstempling) gemmes lokalt og synkroniseres automatisk, så snart forbindelsen er tilbage. Det sikrer, at ingen data går tabt, selv ved ustabilt netværk.
8. Kopier Formatering fra Word til Opslag
Hvis du har skrevet et længere opslag i et program som Word, kan du nemt kopiere teksten direkte over i et opslag i PowerPlan. Platformen bevarer den oprindelige formatering, såsom fed skrift, punktopstillinger og overskrifter.
9. Hurtig Adgang til Support
Hvis du har brug for hjælp, kan du altid finde vores supportoplysninger direkte i PowerPlan. Gå til Få hjælp i menuen for at finde vores telefonnummer og e-mailadresse, så du hurtigt kan få svar på dine spørgsmål.