Medarbejdere: Et Overblik
Medarbejderne er hjertet i din organisation og fundamentet for en velfungerende vagtplan. PowerPlan er bygget til at gøre administrationen af dit personale så automatiseret og fejlfri som muligt.
På denne side får du et overblik over de vigtigste funktioner relateret til medarbejderhåndtering, samt links til vores dybdegående guides, hvor du kan lære at sætte det hele korrekt op.
1. Oprettelse og Aktivering
Når du får en ny kollega, skal de oprettes i systemet for at kunne indgå i vagtplanen. Medarbejderprofilen i PowerPlan er inddelt i logiske faner, hvor du bl.a. kan uploade ansættelseskontrakter, indtaste lønnumre og tildele afdelinger.
Planlagt Aktivering: En af de smarte funktioner i PowerPlan er, at du kan oprette en medarbejder i god tid og sætte en fremtidig dato for deres aktivering. Systemet lader dig planlægge vagter for dem fra deres startdato, men de modtager først deres velkomstmail og adgang til systemet på selve dagen.
Lær trin-for-trin hvordan du udfylder profilen, uploader dokumenter og planlægger aktivering i vores guide til Oprettelse af Medarbejdere.
2. Stillinger & Arbejdstidsregler
For at PowerPlans automatiske vagtplanlægning (autofill) kan fungere optimalt, skal dine medarbejdere have tildelt Stillinger.
- Primær og Sekundære stillinger: En medarbejder har altid én primær stilling (som giver dem deres farve i vagtplanen), men kan have flere sekundære stillinger, som de også er kvalificerede til at dække.
- Nedarvede regler: Arbejdstidsregler (som f.eks. daglig maks-timer, ugentlig min/maks-timer, minimum hvileperiode og maks arbejdsdage i streg) opsættes typisk på selve stillingen. Disse regler nedarves automatisk til medarbejderen, men kan altid overskrives på den enkelte medarbejders profil under fanen "Vagtplan", hvis en ansat har en særaftale.
Se hvordan du opretter stillinger, indstiller standardløn og opsætter smarte vagtstandarder under Stillinger.
3. Rettigheder & Roller
I PowerPlan skelner vi overordnet mellem to brugertyper: Ansat og Administrator.
- En Ansat har kun adgang til at se sin egen vagtplan, bytte vagter, stemple ind/ud og kommunikere med kollegaer.
- En Administrator kan få adgang til bagvedliggende funktioner.
For at sikre høj sikkerhed omkring følsomme data som løn og kontrakter, er administrator-adgangen delt op i 6 specifikke roller (f.eks. Økonomi, Planlægger og specifikke Godkendelser). Du kan tildele præcis de beføjelser, medarbejderen har brug for. Hver organisation har desuden en Superadministrator med adgang til fakturering og integrationer.
Dyk ned i, hvad de forskellige roller præcist giver adgang til i vores guide til Rettigheder & Roller.
4. Blokke – Medarbejderens tilgængelighed
Blokke er et uundværligt værktøj i PowerPlan. Det er medarbejdernes måde at fortælle systemet og planlæggeren, hvornår de ikke står til rådighed på grund af faste private aftaler (f.eks. fodboldtræning hver tirsdag eller skolegang i hverdagene).
- Undgå konflikter: Den automatiske vagtplanlægger respekterer altid blokke og vil aldrig tildele en vagt i et blokeret tidsrum.
- Advarsler ved manuel planlægning: Hvis du som administrator manuelt forsøger at placere en medarbejder på en vagt, der overlapper med deres blok, vil systemet give dig en tydelig advarsel og forklare hvorfor.
Forstå hvordan medarbejderne selv opretter og administrerer deres blokke i vores guide til Blokke.
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Hvordan får medarbejderen en PIN-kode til stempeluret?
Du skal som administrator ikke længere generere PIN-koder. For at højne sikkerheden, vælger medarbejderen selv deres 4-cifrede PIN-kode samtidig med, at de opretter deres personlige adgangskode ved første login.
Kan jeg indstille forskellige maks- og minimum-timer for forskellige medarbejdergrupper?
Ja! Den nemmeste måde er at opsætte arbejdstidsreglerne direkte på en Stilling (f.eks. "Ungarbejder" vs. "Fuldtid"). Alle medarbejdere med denne primære stilling vil automatisk arve reglerne. Har en enkelt medarbejder en afvigende kontrakt, kan du overskrive reglerne direkte på deres profil.
Hvad sker der, hvis jeg manuelt tildeler en vagt, der bryder en arbejdstidsregel?
Hvis en medarbejder f.eks. overskrider sine maksimale timer, eller ikke overholder reglen for minimum hvileperiode, vil de i vagtplanlægningen fremstå under Utilgængelige medarbejdere. Systemet vil vise dig præcis, hvilken regel der brydes (f.eks. "+2 timer over ugentlig maks"). Du kan stadig gennemtvinge tildelingen, hvis situationen kræver det, men du gør det på et fuldt oplyst grundlag.
Hvem kan redigere en Blok?
Det er udelukkende medarbejderen selv, der kan oprette, redigere og slette deres blokke via deres profilindstillinger. Dette sikrer, at ansvaret for at melde sig utilgængelig ligger hos medarbejderen.
Hvornår begynder jeg at betale for en ny medarbejder?
En medarbejder tæller først med i dit abonnement fra det øjeblik, de er aktiveret i systemet. Opretter du dem med Planlagt Aktivering til om en måned, betaler du først fra den planlagte startdato.
