Planlægning

Planlægningsmodulet er det centrale sted, hvor du opretter og administrerer vagtplaner for dine medarbejdere. Denne artikel guider dig igennem de grundlæggende funktioner, fra oprettelse af vagter til udgivelse af den færdige plan.

Start med den interaktive guide

Når du åbner planlæggeren første gang, vil du se to guides. Vi anbefaler altid, at du starter med den interaktive walkthrough. Den guider dig step-by-step igennem at lave din første vagtplan, bruge skabeloner og udgive den. Du kan altid genstarte guiden ved at klikke på det blå spørgsmålstegn i højre hjørne.

Vælg din visningstilstand

I PowerPlan kan du arbejde med vagtplanen i to forskellige primære visninger, afhængigt af hvad der giver bedst mening for din planlægningsproces. Du skifter mellem dem, og tilpasser dem, under Mine indstillinger.

Ugeplanen (Funktionsbaseret)

Dette er standardvisningen, hvor du ser én uge ad gangen. Her tager planlægningen udgangspunkt i stillinger. Vagterne er samlet efter funktion, hvilket giver et fantastisk overblik, når du bygger din vagtplan ud fra, hvilke funktioner du har behov for at få dækket.

I denne visning kan du frit trække og slippe (drag-and-drop) vagter mellem dage, stillinger og afdelinger for hurtigt at justere planen.

Tidslinjeoversigten (Medarbejderbaseret)

Tidslinjevisningen præsenterer vagtplanen i et overskueligt grid, hvor kolonnerne er dage, og hver medarbejder har sin egen række. Dette er ideelt til at sikre en jævn fordeling af vagter og overvåge medarbejdernes tid.

• Fleksibel periode: Under Mine indstillinger kan du vælge at se mellem 1 og 8 uger ad gangen og selv sætte startdatoen for perioden.
• Fravær og ferie direkte i planen: Du kan oprette ferie for medarbejdere direkte i tidslinjen. Ferie og fravær markeres visuelt med lyserødt, så du tydeligt kan se, at medarbejderen ikke er tilgængelig.
• Lån medarbejdere på tværs af afdelinger: Medarbejderne er som udgangspunkt grupperet efter deres hovedafdeling. Skal du bruge en medarbejder fra en anden afdeling, kan du nemt 'låne' dem ved at klikke på Tilføj medarbejder i bunden af griddet.
• Skjul og sorter: Hvis bestemte medarbejdere (f.eks. administrativt personale) ikke skal vises i vagtplanen, kan du sætte flueben i Skjul i tidslinjeoversigt på deres profil. Du kan også ændre rækkefølgen på medarbejderne i griddet ved at gå til Opsætning -> Afdelinger -> Rediger medarbejdere (drag-and-drop).
• Tilføj totalkolonner: Få det fulde overblik ved at tilføje ekstra totalkolonner for f.eks. ferie, sygdom eller specifikke tags (som f.eks. "Oplæring"), så du hurtigt kan se timetal og antal vagter pr. medarbejder i perioden.

Bemærk

Drag-and-drop af vagter understøttes ikke i Tidslinjevisningen. Du kan dog stadig benytte kontekstmenuen og toolbaren til at flytte og redigere vagter.

---

Oprettelse og redigering af vagter

Uanset hvilken af de to visninger du benytter, fungerer de grundlæggende redigeringsværktøjer på samme måde.

Opret Vagter Manuelt

Når du planlægger en ny uge, kan du oprette vagter manuelt. Sådan gør du:

1. Klik på knappen Planlæg manuelt for at vælge den første stilling.
2. Tilføj flere stillinger ved at klikke på + ikonet i Vagter-menuen i toppen.
3. Træk knappen + Ny vagt ned på vagtplanen, hvor vagten skal placeres (eller klik direkte i oversigten).

Kontekstmenu (Hurtig redigering)

Vi har introduceret en hurtig kontekstmenu direkte på vagterne. Ved at klikke på denne (eller højreklikke på vagten) kan du lynhurtigt udføre handlinger uden at åbne den store menu:

• Kopier vagten
• Flyt vagten til en anden medarbejder eller dag
• Slet vagten
• Fjern den tildelte medarbejder
• Se detaljer om vagten

Den udvidede redigeringsmenu (Toolbar)

Når du klikker på en eller flere vagter for at markere dem, åbnes en avanceret redigeringsmenu i toppen af skærmen.

• Kopier vagt: Kopierer de valgte vagter, inklusiv tidsinterval, medarbejder og tags. Du kan også folde menuen ud for at kopiere vagten uden medarbejder.
• Tildel medarbejder automatisk: Knappen med stjerner udfylder automatisk de valgte vagter med den mest egnede medarbejder, baseret på timetal og tilgængelighed.
• Fjern medarbejder: Fjerner den tildelte medarbejder fra de valgte vagter.
• Medarbejderliste: Åbner en liste sorteret med tilgængelige medarbejdere øverst. I bunden kan du folde utilgængelige medarbejdere ud for at se den præcise årsag til, at de ikke kan tage vagten (f.eks. ferie, blokeringer eller overskredet max timetal).
• Tidsinterval: Her kan du justere vagtens starttidspunkt og sluttidspunkt.

Vagt-tags og avanceret opsætning

Tags er en genial måde at tilføje farvekodede, korte bemærkninger til en vagt (f.eks. "Lukkevagt"). En vagt kan have ét tag ad gangen. Du kan oprette simple tags direkte fra vagtplanen.

PowerPlan understøtter også avancerede tags, hvor du bl.a. kan ekskludere tagget fra timeresultater, skjule det for medarbejdere eller overstyre reglerne for vagtbytte (f.eks. kræve administratorgodkendelse for bestemte vagttyper). Læs den fulde guide til avanceret opsætning af tags her.

Vagter uden faste tider (Variabel længde)

Trykker du på knappen for detaljeret tidsvisning, mens en vagt er valgt, kan du oprette vagter, som ikke har et fast sluttidspunkt. Dette er yderst anvendeligt for f.eks. butikker og restauranter, der lukker tidligt ved lav trafik.

Du kan indstille tre værdier: Minimums længde, Maksimal længde, og Estimeret længde. Det er kun påkrævet at udfylde ét af felterne. Vagter med variabel længde fungerer fejlfrit sammen med den automatiske vagtudfyldning.

Dagsspecifikke Notater

Det er muligt at tildele de individuelle dage et notat. Dette felt er velegnet til at gøre opmærksom på særlige forhold for dagen, f.eks. "Husk at låse bagdøren op til håndværkeren".

---

Automatisk vagtplanlægning

PowerPlan.io's kernefokus er at automatisere din planlægning. Når du har bygget din vagtplan med tomme vagter (eventuelt via skabeloner), kan du trykke på Udfyld vagter. PowerPlan tildeler herefter automatisk alle de frie vagter.

Algoritmen prioriterer automatisk den medarbejder, der har det laveste antal timer i den givne uge, for at sikre en fair fordeling. Hvis flere har samme antal timer, kigges der på hele måneden. Automatisk udfyldning vælger naturligvis kun personer, som kan tage vagten, har den korrekte stilling og ikke overskrider deres max timetal eller rammer ferie/blokeringer.

Anbefaling

Hvis du undrer dig over, hvorfor en specifik medarbejder ikke blev tildelt en vagt af det automatiske system, kan du trykke på vagten og åbne medarbejderlisten. Her vil de ligge under utilgængelige, og den præcise årsag vil være angivet.

Skabeloner

Når du første gang har lagt din vagtplan, kan du med fordel begynde at bruge skabeloner til at automatisere fremtidige uger. Hvis du vil læse mere om, hvordan man opretter og bruger skabeloner, så klik her.

For at indsætte en skabelon skal du klikke på Skabelon-menuen i øverste højre hjørne. Her vælger du, hvilken skabelon du vil anvende, samt hvilke dage vagterne skal lægges på.

Planlægning med Flere Afdelinger

Hvis din virksomhed har flere afdelinger (sites), kan du planlægge for dem alle på én gang. I toppen af planlægningssiden finder du et menupunkt, hvor du kan vælge, hvilke afdelinger du vil se og ændre rækkefølgen på dem i oversigten.

Funktioner som Udfyld vagter og Opret skabelon tager kun højde for de vagter, der er i den valgte, aktive afdeling. Du kan se den aktive afdeling, da dens navn bliver vist med fed skrift.

Udgiv din Vagtplan

Når du er tilfreds med din vagtplan, skal den deles med medarbejderne. Klik på Udgiv-knappen i toppen af siden. Her kan du vælge at udgive vagtplanen med det samme eller planlægge udgivelsen til en bestemt dato.

Når vagtplanen udgives, modtager alle medarbejdere med tildelte vagter automatisk en push-notifikation via deres PowerPlan app. Hvis du ikke ønsker at udgive hele ugen samlet, kan du udgive dage individuelt ved at klikke på Udgiv-knappen for den specifikke dag.

Bemærk

Hvis du administrerer flere afdelinger i samme visning, udgives vagtplanerne separat for den enkelte afdeling.

---

Ofte Stillede Spørgsmål (FAQ)

Hvordan starter jeg med at oprette en vagtplan?

Du starter ved at klikke på knappen Planlæg manuelt. Herefter kan du tilføje de stillinger, du har brug for, og derefter oprette den første vagt direkte i oversigten.

Hvad gør jeg, hvis jeg placerer en vagt forkert?

I Ugeplanen kan du altid flytte en vagt ved blot at trække den til en anden dag, tid eller stilling. I Tidslinjeoversigten kan du åbne kontekstmenuen på vagten for at flytte den hurtigt og præcist.

Kan jeg kopiere en vagt til en anden dag?

Ja. Du kan altid bruge kopierings-knappen i redigeringsmenuen i toppen, eller du kan åbne kontekstmenuen direkte på vagten. Du bestemmer selv, om vagten skal kopieres med eller uden den tildelte medarbejder.

Får mine medarbejdere besked, når jeg udgiver vagtplanen?

Ja, så snart du trykker Udgiv, vil alle medarbejdere, der har fået tildelt en eller flere vagter i den udgivne periode, automatisk modtage en notifikation på deres telefon.

Skal jeg udgive hele ugen på én gang?

Nej, du har fuld fleksibilitet. Du kan vælge at udgive en hel uge ad gangen, eller du kan udgive enkelte dage individuelt ved at bruge Udgiv-knappen på den specifikke dag.

Hvorfor kan jeg ikke tildele en bestemt medarbejder til en vagt?

Medarbejderen er med stor sandsynlighed utilgængelig. Når du åbner medarbejderlisten for vagten, kan du scrolle ned i bunden til utilgængelige medarbejdere. Her fortæller systemet dig præcis, hvorfor medarbejderen er blokeret (f.eks. ferie, planlagt blokering, eller fordi de har ramt deres maksimale timetal).