Ferie og Fravær

Som administrator i PowerPlan er det dit ansvar at håndtere medarbejdernes anmodninger om fravær. For at gøre denne proces så overskuelig som muligt, er siden bygget op omkring et stærkt visuelt overblik kombineret med en detaljeret liste, der advarer dig om potentielle vagtkonflikter.

Krav om rettigheder

For at kunne se og behandle disse anmodninger, kræver det, at du har fået tildelt rettigheden Godkend Ferie/Fridage.

Det visuelle overblik: Kalender og Heatmap

I toppen af siden finder du en kalendervisning, der viser tre måneder ad gangen. Denne kalender fungerer som et "heatmap" og giver dig et lynhurtigt overblik over bemandingssituationen i ferieperioder:

• Farveindikatorer: Dage, hvor fravær er registreret, markeres med blå. Jo flere medarbejdere der har godkendt fri eller afventende anmodninger på samme dag, jo mørkere og mere massiv bliver den blå farve. Dage med kun én enkelt fraværende vil fremstå mere transparente.
• Navigation: Du kan nemt scrolle frem og tilbage i månederne via piletasterne i toppen.
• Interaktiv fremhævning: Hvis du klikker på en specifik anmodning nede i listen, vil den tilhørende periode automatisk blive fremhævet (highlightet) i kalenderen, så du straks kan se anmodningen i relation til resten af teamets planlagte fravær.

Sektioner og Historik

Lige over kalenderen kan du skifte mellem tre forskellige visninger for at holde styr på processen:

1. Afventende (Standard): Viser listen over alle de anmodninger, der mangler din stillingtagen.
2. Planlagt: Viser alt fremtidigt godkendt ferie og fravær. Det er disse data, der primært tegner billedet i dit heatmap.
3. Historik: Giver dig en komplet liste over tidligere behandlede anmodninger, og viser præcis hvilken administrator der har godkendt eller afvist dem.

Behandling af Anmodninger i Listen

Listen over afventende anmodninger er designet til at give dig al nødvendig kontekst, inden du træffer en beslutning.

Som standard er listen grupperet efter måneden for fraværets startdato, men du kan nemt ændre grupperingen til at vise anmodninger per Medarbejder eller per Type.

For hver linje i listen kan du se:

• Ansøger: Hvilken medarbejder anmodningen kommer fra.
• Type: Hvilken kategori fraværet tilhører (f.eks. Ferie, Sygdom, O-Dage eller andre typer). Du kan læse mere om, hvordan medarbejdere anmoder om de forskellige typer på siden om Ferie og fraværd.
• Periode: Det præcise tidsrum for fraværet.
• Kommentar: En eventuel begrundelse eller besked fra medarbejderen.
• Handlinger: Knapper til at enten godkende (flueben) eller afvise (kryds) anmodningen.

Håndtering af overlappende vagter

En af de vigtigste funktioner i oversigten er advarslen om overlappende vagter.

Hvis en medarbejder anmoder om ferie i en periode, hvor de allerede er planlagt til at arbejde, vil der fremgå en tydelig anmærkning på linjen.

• Ved at klikke på denne anmærkning får du vist præcis hvilke vagter anmodningen overlapper med.
• Herfra har du også mulighed for direkte at vise vagterne i vagtplanen, så du kan vurdere, hvor kritisk fraværet vil være for dækningen.

Vigtigt om godkendelse og eksisterende vagter

Når du godkender en fraværsanmodning, blokerer systemet for, at medarbejderen kan tildeles fremtidige vagter i perioden. Men eksisterende vagter fjernes ikke automatisk. Hvis fraværet overlapper med allerede planlagte vagter, skal disse enten slettes af dig, markeres med sygdom (ved fraværstypen sygdom), eller byttes væk af medarbejderen.

FAQ - Ofte stillede spørgsmål

Får administrator notifikationer om nye anmodninger?

Nej, administratorer får ikke notifikationer, når der bliver lavet en ny anmodning. Det er derfor en god idé at tjekke fanen jævnligt og have klare retningslinjer for teamet om, hvornår de kan forvente svar.

Bliver medarbejdere oplyst om godkendelse/afvisning?

Ja, medarbejderen modtager en direkte notifikation i PowerPlan, så snart deres anmodning er blevet behandlet af en administrator.

Påvirker godkendte feriedage den automatiske vagtplanlægning?

Ja. Når et fravær først er godkendt, kender systemet til det. Hvis du efterfølgende bruger den automatiske vagtudfyldning (Auto-fill) eller forsøger at tildele en vagt manuelt i den godkendte periode, vil systemet gøre dig opmærksom på medarbejderens fravær.