Oprettelse af Medarbejder

Oprettelse af medarbejdere er det første og vigtigste skridt for at få automatiseret din vagtplanlægning i PowerPlan. På denne side bliver du guidet igennem, hvordan du opretter en medarbejder, og hvordan du opsætter deres profil korrekt.

Når du opretter en ny medarbejder (eller redigerer en eksisterende), er opsætningen inddelt i 5 logiske faner: Information, Vagtplan, Afdelinger, Dokumenter og Andet.

1. Information

Under fanen Information udfylder du medarbejderens stamdata og grundlæggende indstillinger:

1. Klik på Tilføj medarbejder i medarbejderoversigten for at åbne formularen.
2. Udfyld medarbejderens kontakt- og personlige oplysninger (navn, e-mail, telefonnummer osv.).
3. Sprog: Vælg hvilket sprog medarbejderen foretrækker. Dette bestemmer sproget i den velkomst-e-mail de modtager, samt startsproget når de logger ind første gang (medarbejderen kan altid selv ændre dette senere).
4. Lønnummer: Her kan du indtaste medarbejderens lønnummer, som bruges til at eksportere løn til organisationens foretrukne lønsystem. (Bemærk: Du skal have 'Økonomi'-rettigheden for at kunne se og redigere dette felt).
5. Vælg medarbejderens Brugertype nederst på siden: Ansat eller Administrator.

Brugertype og Rettigheder

Hvis du vælger at gøre medarbejderen til Administrator, åbnes der for muligheden for at tildele specifikke rettigheder. For at sikre høj sikkerhed og skarp opdeling af opgaver, kan du finjustere adgangen:

• Ansatte: Kan administrere og oprette brugere.
• Økonomi: Adgang til lønsatser, budgetter og lønnumre.
• Planlægger: Adgang til at redigere og autoudfylde vagtplanen.
• Godkendelser: Tre separate roller til at godkende Vagtbytte, Ferie/Fridage og Indstemplinger.

Dybdegående guide til rettigheder

Vil du vide mere om de specifikke administratorroller og Superadministrator-rollen? Læs vores detaljerede guide under Rettigheder & Roller.

2. Stillinger

En central del af opsætningen på informationsfanen er at tildele medarbejderen en stilling.

Din medarbejder skal være tildelt en primær stilling. Dette giver din medarbejder en farve på vagtplanen, så du nemt kan se deres funktion. Det bruges også til at gruppere dine medarbejdere i lister, så de er nemmere at finde.

Udover den primære stilling kan du tilføje lige så mange sekundære stillinger, som du ønsker. Dette er stillinger, som medarbejderen har kompetencer til at dække, hvilket tillader dem at bytte vagter i disse stillinger, og lader den automatiske vagtplanlægger tildele dem vagter her.

Læs mere...

For at vide mere om opsætning af stillinger, læs under Stillinger.

3. Vagtplan

Når stamdata er på plads, kan du skifte til fanen Vagtplan. Her opsætter du de kritiske regler for automatisk planlægning og løn:

1. Timelønnet: Vælg om medarbejderen er timelønnet (Ja/Nej). Som standard er denne sat til "Ja" og nedarver lønsatsen fra stillingen, men den kan overskrives individuelt for medarbejderen. (Kræver Økonomi-rettighed).
2. Arbejdstidsregler: Her kan du indstille de regler, som den automatiske planlægningsalgoritme skal overholde for at sikre en lovlig og fair vagtplan. Disse nedarves som udgangspunkt fra medarbejderens primære stilling, men kan overskrives her:
   • Daglig maks. (timer)
   • Ugentlig min. (timer)
   • Ugentlig maks. (timer)
   • Max antal arbejdsdage i streg
   • Minimum periode mellem vagter (timer)
3. Blokke: Da medarbejderen er ny, er der sandsynligvis ingen blokke endnu. Til fremtidig brug er det her, du kan se, hvis medarbejderen har blokeret tidsrum (f.eks. til sport eller studie), hvor systemet ikke må tildele dem vagter automatisk. Læs mere under Blokke.

Når du er færdig med indtastningerne, trykker du på Tilføj for at gemme profilen.

4. Afdelinger

Hvis Afdelinger er slået til for din organisation, vil der være en fane til styring af dette. Her vælger du, hvilke afdelinger medarbejderen skal være tilknyttet ved at klikke på plusset ud for afdelingens navn.

Hovedafdeling: Hvis medarbejderen er tilknyttet mere end én afdeling, skal de have en primær Hovedafdeling. Klik på stjernen ud for afdelingens navn for at markere denne.

5. Dokumenter

Under fanen Dokumenter kan du sikkert uploade og opbevare filer relateret til medarbejderen – eksempelvis deres ansættelseskontrakt. Dette gør det nemt at have alt HR-materiale samlet ét sted.

---

Planlagt Aktivering & Deaktivering

Når medarbejderen er oprettet, står de som Klar til Aktivering. En medarbejder kan ikke logge ind eller modtage beskeder, før de er aktiveret. Du betaler heller ikke for brugere, før de er aktive.

I PowerPlan kan du nu planlægge, hvornår en medarbejder skal starte og stoppe:

• Aktiver nu: Tryk på den store "Aktiver"-knap for at aktivere medarbejderen med det samme. De vil modtage en velkomst-mail og kan logge ind.
• Planlæg Aktivering: Klik på den lille pil ved siden af "Aktiver"-knappen for at åbne dropdown-menuen. Her kan du vælge en specifik dato i fremtiden, hvor medarbejderen automatisk aktiveres.
• Planlæg Deaktivering: På samme måde kan du planlægge en deaktivering, hvis en medarbejder har en fastsat fratrædelsesdato.

Planlægning af inaktive medarbejdere

Hvis du aktiverer en medarbejder for en dato i fremtiden, vil systemet give dig lov til at planlægge vagter for dem fra den valgte aktiveringsdato og frem – selvom de endnu ikke er fuldt aktiveret i systemet i dag.

---

FAQ

Hvordan opretter jeg stempelurskoden til medarbejderen?

Som administrator skal du ikke længere oprette en PIN-kode til medarbejderen. Af sikkerhedsmæssige årsager opretter medarbejderen selv deres 4-cifrede PIN-kode, når de opretter deres adgangskode ved første login i PowerPlan.

Bemærk: PIN-koden kræves kun, hvis jeres organisation har Stempeluret slået til, og specifikt har aktiveret kravet om PIN-kode i indstillingerne.

Hvad er forskellen på en administrator og en ansat?

• Ansat: Har kun adgang til at se sin egen vagtplan, tilgængelige vagter, bytte vagter, se opslag og kommunikere med kollegaer.
• Administrator: Kan tildeles specifikke rettigheder (fx oprette vagtplaner, godkende fravær, se løn eller oprette brugere). Se fanen Rettigheder & Roller for de præcise beføjelser.

Kan man tildele vagter til en ikke-aktiveret medarbejder?

Som udgangspunkt, nej. En medarbejder skal være aktiveret for at kunne tilføjes til vagtplanen. Undtagelsen er, hvis du har brugt Planlagt Aktivering til at sætte en fremtidig startdato. I det tilfælde kan du tildele dem vagter fra deres startdato og frem, selvom de ikke er aktive på nuværende tidspunkt.

Er der forskel på hovedafdelingen og de andre afdelinger?

Funktionelt set nej. Medarbejderen kan tage vagter i alle afdelinger, de er tilføjet til. Hovedafdelingen bruges udelukkende til at sikre en primær organisatorisk tilknytning til f.eks. filtrering af lister.

Hvorfor er der ingen Blokke at se ved oprettelsen?

Blokke er perioder (f.eks. fodboldtræning hver tirsdag), hvor medarbejderen ikke kan arbejde. Da medarbejderen lige er oprettet, har de ikke haft mulighed for at logge ind og indtaste deres blokke endnu. Når de har gjort det, vil du kunne se og administrere dem her. Læs mere om Blokke.