Vagtbytte

I PowerPlan er alle typer af godkendelser samlet på én samlet side for at gøre din arbejdsgang så nem som muligt. Under fanen Vagtbytte finder du et samlet overblik over de medarbejdere, der ønsker at overtage frigivne vagter, eller som ønsker at bytte vagter direkte med hinanden.

Som administrator har du mulighed for at opsætte præcise regler for bytte af vagter, herunder om de skal godkendes manuelt, om de skal ske automatisk, og om der skal være begrænsninger på, hvem der kan overtage bestemte vagter.

Krav om rettigheder

For at kunne se og behandle vagtbytteanmodninger kræver det, at du som administrator har fået tildelt rettigheden Godkend Vagtbytte. Læs mere om opsætning af rettigheder i vores guide til Rettigheder & Roller.

Automatisk vs. manuel godkendelse

På organisationsniveau kan du styre den overordnede godkendelsesproces for vagtbytte. Processen for medarbejderne er den samme, men forskellen ligger i, hvor meget kontrol du som administrator ønsker:

• Automatisk vagtbyttegodkendelse: Vagterne bliver automatisk byttet i planen, når to medarbejdere aftaler at bytte, eller når en medarbejder tager en ledig vagt. Dette sparer dig for tid, da medarbejderne selv holder styr på fordelingen, og du slipper for at overvåge og godkende i sidste øjeblik.
• Manuel vagtbyttegodkendelse: Her lander alle anmodninger hos en administrator med rettigheden til at godkende vagtbytte. Dette giver fuld kontrol over, hvem der tager hvilke vagter, men kræver til gengæld, at administratoren løbende tjekker og tager stilling til anmodningerne.

Afgrænset vagtbytte (Anbefalet)

For at undgå fejl i vagtplanen kan du med fordel slå funktionen Afgrænset vagtbytte til i indstillingerne.

Når denne regel er aktiveret, sikrer systemet automatisk to ting:

1. Vagten kan kun anmodes af medarbejdere, der har vagtens stillingstitel som enten deres primære eller sekundære stilling.
2. Systemet blokerer for, at en medarbejder kan anmode om vagten, hvis vedkommende allerede har en anden vagt i det præcis samme tidsrum.

Dette mindsker behovet for manuel kontrol markant og sikrer en lovlig og dækkende vagtplan.

Undtagelse fra valideringen: Åbne stillinger

Der kan være tilfælde, hvor du ønsker, at alle medarbejdere skal kunne tage en bestemt vagttype på trods af deres faste stilling. Hvis du f.eks. opretter en stilling kaldet 'Kursus' eller 'Personalemøde', behøver du ikke tildele denne understilling til samtlige medarbejdere.

I stedet kan du på selve stillingens opsætning slå indstillingen "Tillad for alle medarbejdere" til. Vagter med denne stilling vil hermed ignorere den normale validering for afgrænset vagtbytte, så enhver kan anmode om dem.

Sådan slår du indstillinger for vagtbytte til eller fra

1. Log ind som administrator i PowerPlan.
2. Gå til Indstillinger i hovedmenuen.
3. Klik på Generelt under Administration.
4. I bunden af siden kan du konfigurere Vagtbytte godkendelse (Ja/Nej) samt aktivere Afgrænset vagtbytte.

Behandling af vagtbytteanmodninger

Når manuel godkendelse er slået til, foregår selve behandlingen via et simpelt og ensartet tabel-view. Tabellen samler både anmodninger om ledige vagter og direkte 1-til-1 bytteanmodninger:

1. Klik på Godkendelser i hovedmenuen.
2. Vælg fanen Vagtbytte.
3. Du præsenteres nu for en tabel over alle afventende anmodninger. Du vil se to typer handlinger afspejlet her:
   • Overtagelse af vagt: En medarbejder anmoder om en frigivet vagt. Linjen viser vagtens detaljer, hvem der har frigivet den, og hvem der vil overtage.
   • Direkte vagtbytte: To medarbejdere har internt aftalt at bytte vagter. Linjen vil her vise detaljerne for begge de involverede vagter, så du nemt kan vurdere, om byttet giver mening for driften.
4. Brug knapperne (flueben for at godkende, kryds for at afvise) ud for den enkelte linje.

Flere anmodninger til samme vagt?

Hvis en ledig vagt er populær, kan der ligge flere anmodninger fra forskellige medarbejdere på den samme vagt. Så snart du godkender én af disse anmodninger, vil PowerPlan automatisk afvise de resterende anmodninger for dig.

FAQ – Ofte stillede spørgsmål

Får administrator besked, når en vagtbytteanmodning sendes?

Nej, administratorer modtager ingen notifikationer – hverken ved nye anmodninger eller ved godkendelse. Det er vigtigt at tjekke fanen jævnligt, hvis manuel godkendelse er slået til.

Kan medarbejdere se, hvilke vagter de har byttet væk?

Nej, medarbejdere kan kun se deres egne aktuelle og tidligere afholdte vagter. De kan ikke se en historik over vagter, de har byttet væk og overdraget til andre.

Hvordan informeres medarbejderen, når et bytte godkendes?

Når vagtbyttet er endeligt godkendt (enten automatisk eller manuelt af dig), modtager de involverede medarbejdere en notifikation direkte i PowerPlan Appen, og vagtplanen opdateres øjeblikkeligt.