Vagtbytte

I PowerPlan er alle typer af godkendelser samlet på én samlet side for at gøre din arbejdsgang så nem som muligt. Under fanen Vagtbytte finder du et samlet overblik over de medarbejdere, der ønsker at bytte vagter indbyrdes.

Som administrator har du mulighed for at opsætte præcise regler for vagtbytte, herunder om de skal godkendes manuelt, om de skal ske automatisk, og om der skal være begrænsninger på, hvem der kan overtage bestemte vagter.

Krav om rettigheder

For at kunne se og behandle vagtbytteanmodninger kræver det, at du som administrator har fået tildelt rettigheden Godkend Vagtbytte. Læs mere om opsætning af rettigheder i vores guide til Rettigheder & Roller.

Automatisk vs. manuel godkendelse

På organisationsniveau kan du styre den overordnede godkendelsesproces for vagtbytte. Processen for medarbejderne er den samme, men forskellen ligger i, hvor meget kontrol du som administrator ønsker:

• Automatisk vagtbyttegodkendelse: Vagterne bliver automatisk godkendt, når to medarbejdere aftaler at bytte. Dette sparer dig for tid, da medarbejderne selv holder styr på fordelingen, og du slipper for at overvåge og godkende i sidste øjeblik.
• Manuel vagtbyttegodkendelse: Her lander alle anmodninger hos en administrator med rettigheden til at godkende vagtbytte. Dette giver fuld kontrol over, hvem der bytter med hvem, men kræver til gengæld, at administratoren løbende tjekker og tager stilling til anmodningerne.

Afgrænset vagtbytte (Anbefalet)

For at undgå fejl i vagtplanen kan du med fordel slå funktionen Afgrænset vagtbytte til i indstillingerne.

Når denne regel er aktiveret, sikrer systemet automatisk to ting:

1. Vagten kan kun anmodes af medarbejdere, der har vagtens stillingstitel som enten deres primære eller sekundære stilling.
2. Systemet blokerer for, at en medarbejder kan anmode om vagten, hvis vedkommende allerede har en anden vagt i det samme tidsrum.

Dette mindsker behovet for manuel kontrol og sikrer en lovlig og dækkende vagtplan.

Sådan slår du indstillinger for vagtbytte til eller fra

1. Log ind som administrator i PowerPlan.
2. Gå til Indstillinger i hovedmenuen.
3. Klik på Generelt under Administration.
4. I bunden af siden kan du konfigurere Vagtbytte godkendelse (Ja/Nej) samt aktivere Afgrænset vagtbytte.

Behandling af vagtbytteanmodninger

Når manuel godkendelse er slået til, foregår selve behandlingen via et simpelt og ensartet tabel-view:

1. Klik på Godkendelser i hovedmenuen.
2. Vælg fanen Vagtbytte.
3. Du præsenteres nu for en tabel over alle afventende anmodninger. Hver linje giver dig de nødvendige detaljer:
   • Informationer om vagten (dato, tidsrum og stilling).
   • Hvem vagten tilhører i øjeblikket.
   • Hvem der har anmodet om at overtage den.
4. Brug knapperne (flueben for at godkende, kryds for at afvise) ud for den enkelte linje.

Flere anmodninger til samme vagt?

Hvis en ledig byttevagt er populær, kan der ligge flere anmodninger fra forskellige medarbejdere på den samme vagt. Så snart du godkender én af disse anmodninger, vil PowerPlan automatisk afvise de resterende anmodninger for dig.

FAQ – Ofte stillede spørgsmål

Får administrator besked, når en vagtbytteanmodning sendes?

Nej, administratorer modtager ingen notifikationer – hverken ved nye anmodninger eller ved godkendelse. Det er vigtigt at tjekke fanen jævnligt, hvis manuel godkendelse er slået til.

Kan medarbejdere se, hvilke vagter de har byttet væk?

Nej, medarbejdere kan kun se deres egne tidligere vagter, ikke vagter de har byttet væk og overdraget til andre.

Hvordan informeres medarbejderen, der overtager vagten?

Når vagtbyttet er endeligt godkendt (enten automatisk eller manuelt af dig), modtager medarbejderen, der har overtaget vagten, en notifikation direkte i PowerPlan Appen.