Tidsregistrering

I PowerPlan samles alle afventende indstemplinger på én overskuelig side, så du nemt kan sikre, at medarbejdernes timer stemmer overens med virkeligheden, inden de overføres til lønsystemet.

Bemærk

Denne fane og de tilhørende funktioner er kun synlige og tilgængelige, hvis din organisation har tidsregistrering (Stempelur) slået til. Derudover kræver det rettigheden Godkend Indstemplinger at kunne behandle dem.

Oversigt og Struktur

Når du åbner fanen for tidsregistrering, præsenteres du for et fleksibelt tabel-view, der giver dig det fulde overblik:

• Datagrundlag: Hver linje viser hvem der har stemplet, vagtens type, dato, det planlagte tidsrum, den faktiske stemplede tid, differencen mellem planlagt og faktisk tid, samt hvor meget pause der er afholdt.
• Gruppering og Sortering: Som standard er listen grupperet efter Dato, så alle stemplinger fra samme dag er samlet. Du kan nemt ændre grupperingen til Medarbejder eller vælge slet ingen gruppering. Du kan også sortere direkte på alle kolonnerne.
• Historik: I toppen af siden finder du knappen Historik. Her kan du se en komplet liste over alle tidligere godkendte indstemplinger, inklusiv information om hvilken administrator der har godkendt dem.

Godkendelsesproces og Handlinger

Du kan behandle stemplingerne individuelt eller vælge flere ad gangen (bulk-handling) via checkboksene til venstre. Når du har markeret en eller flere linjer, har du tre primære muligheder:

• Godkend: Vagten godkendes, og timerne registreres til løn.
• Afvis: Vagten afvises fuldstændigt, og timerne tæller ikke med.
• Anmod om rettelse: Vagten sendes tilbage til medarbejderen.

Sådan fungerer "Anmod om rettelse"

Hvis dataen ser forkert ud, stemplingen mangler, eller der mangler en logisk forklaring på en stor tidsafvigelse, kan du anmode om en rettelse.

1. Medarbejderen modtager en direkte notifikation om, at en tidsregistrering kræver deres opmærksomhed.
2. Fra enten deres Dashboard eller 'Vagter'-side i PowerPlan kan medarbejderen manuelt indtaste de korrekte tider.
3. Medarbejderen tilføjer en kommentar (f.eks. "Glemte at stemple ud, da jeg gik") og sender vagten til godkendelse igen.

Udvidede muligheder for den enkelte vagt

Hvis du klikker på handlingsmenuen (de tre prikker) forrest på en specifik linje, får du adgang til et udvidet sæt af funktioner:

• Anmod om rettelse, Godkend, Afvis: De samme primære handlinger som nævnt ovenfor.
• Rediger: Giver dig som administrator mulighed for manuelt at rette i den indstemplede tid med det samme, hvorefter du kan godkende den direkte.
• Marker med sygdom: Hvis en medarbejder bliver syg kort før en vagt og ikke møder ind, vil systemet registrere en manglende indstempling. Her kan du bruge 'Marker med sygdom' til hurtigt at ændre vagtens status. Dette er særligt vigtigt for virksomheder, der udbetaler løn under sygdom. (Vagter kan også markeres med sygdom direkte fra vagtplanen).
• Vis vagten i vagtplanen: Hopper direkte til vagten i dit planlægnings-view.
• Information: Åbner et detaljeret infopanel med alle stamdata og historik for den specifikke vagt.

Håndtering af Pauser

Kolonnen med pauser i oversigten er direkte koblet til dine overordnede indstillinger for stempeluret.

Under Indstillinger -> Stempelur kan du bestemme:

• Om pause-funktionen skal være slået til eller fra.
• Om pauser skal registreres som betalte eller ubetalte pauser for medarbejderne.

Indstempling uden planlagt vagt

PowerPlan tillader, at medarbejdere stempler ind, selvom der ikke er oprettet en planlagt vagt på forhånd.

1. Medarbejderen klikker på Mød ind uden planlagt vagt i venstre side af stempeluret.
2. Medarbejderen vælger sig selv fra listen (og afdeling/site, hvis relevant).
3. Systemet opretter automatisk en anmodning.
4. Når medarbejderen stempler ud, sendes den spontane vagt til godkendelse i din oversigt.

Grænseværdier for automatik

I stempelurets indstillinger kan du opsætte en grænseværdi for, hvornår en vagt kræver manuel godkendelse.

Hvis du f.eks. sætter en tærskel for afvigelse, vil stemplinger, der ligger meget tæt på den planlagte tid, kunne godkendes automatisk (hvis du har slået dette til), mens stemplinger, der overskrider tidsgrænsen (f.eks. 15 minutter før/efter), altid vil lande i din godkendelsesoversigt.

FAQ – Ofte stillede spørgsmål

Hvordan ser en medarbejder, om deres stempling er afvist?

Medarbejdere kan se status på deres vagter under deres personlige side for Tidligere vagter. Her vil status fremgå tydeligt i venstre side af vagten.

Kan en medarbejder rette en vagt, der kræver rettelse?

Ja. Når en administrator klikker på Anmod om rettelse, vil vagten ligge klar på medarbejderens Dashboard og under deres Mine vagter. Her kan de klikke på vagten, ændre tiderne, tilføje en obligatorisk kommentar og genindsende den.

Hvad sker der, når jeg "Marker med sygdom"?

Vagtens status ændres til sygdom. Den står ikke længere som en ufærdig stempling, men registreres i overensstemmelse med jeres regler for fravær, hvilket er afgørende for at bevare et korrekt overblik i både Insights og løn-eksport.