Vagtbytte

I PowerPlan kan du udover at tage frigivne vagter også anmode om at bytte vagter direkte med dine kollegaer. Funktionen fungerer på tværs af både portalen og mobilappen.

Sådan anmoder du om et vagtbytte

Når du finder en kollegas vagt i vagtplanen, som du ønsker at overtage (i bytte for en af dine egne), kan du starte et vagtbytte:

1. Gå til Vagtplanen (i appen eller portalen).
2. Klik på den vagt, du ønsker at overtage fra din kollega.
3. Vælg Anmod om vagtbytte.
4. I det vindue der åbnes, ser du den valgte vagt samt en dropdown-menu med dine egne vagter.
5. Vælg den af dine vagter, du vil give i bytte, og klik Godkend.

Din anmodning sendes nu afsted til den kollega, du forsøger at bytte med.

Validering af vagtbytte (Afgrænset vagtbytte)

Hvis din organisation har aktiveret afgrænset vagtbytte, vil systemet automatisk validere dit forsøg på at bytte. Dette sikrer, at vagtplanen forbliver lovlig og operationel. Du kan ikke anmode om et bytte hvis:

• Manglende stilling: Du ikke har samme stilling (eller en relevant understilling) som den vagt, du forsøger at overtage.
• Tidsoverlap: Du allerede har en anden vagt på det pågældende tidspunkt.
  • Undtagelse: Hvis din egen vagt og kollegaens vagt ligger på samme tidspunkt (f.eks. I arbejder begge kl. 17:00 i forskellige stillinger), vil systemet tillade byttet, da det ikke skaber fravær.

Godkendelsesflowet

Et vagtbytte kræver altid, at den kollega, du bytter med, accepterer det.

1. Kollega tager stilling: Din kollega modtager anmodningen (synlig i både app og portal) og kan vælge at godkende eller afvise byttet.
2. Administrator godkendelse (Valgfrit):
   • Hvis organisationen kører med administrator-godkendelse på vagtbytte, sendes anmodningen videre til en administrator efter din kollega har godkendt. Vagtbyttet er først gældende, når administratoren har godkendt det.
   • Hvis organisationen ikke kræver administrator-godkendelse, gennemføres byttet automatisk i vagtplanen i det sekund, din kollega accepterer.

Se og annullér dine anmodninger

Du kan altid holde styr på dine afventende anmodninger – uanset om det er anmodninger på ledige vagter eller direkte vagtbytte-anmodninger.

1. Gå til siden Frie vagter (tilgængelig i både app og portal).
2. Her finder du en oversigt over dine aktive anmodninger.
3. Du kan se detaljer om byttet, hvem eller hvad anmodningen afventer (f.eks. "Afventer kollega" eller "Afventer administrator").
4. Så længe anmodningen ikke er færdigbehandlet, har du mulighed for at annullere den herfra.

Historik

Når et vagtbytte er fuldført og godkendt af alle parter, opdateres vagtplanen med det samme. Der gemmes ikke en synlig historik over tidligere vagtbytter for medarbejdere.